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会议冗长又拖沓?人们总在小事上耽搁太久

2020-01-30 09:03 心理网 科普

“眼看要下班接孩子,会议议程还没过半。”已经成为当代加班狗的日常生活事件。大家有没有经历过这样的场景,在公司开会时,有时候复杂任务反而能高效地被解决;但是一件很普通的小事,却花费了大量的时间还没讨论出个所以然。直到结束会议时,才突然意识到为什么在这件简单的事情上花了那么久时间讨论。

曾经在一次决策会议中,一群高级管理人员只花了几分钟就批准了有争议的核电站建设,但是花了数小时来讨论公司的新自行车棚。他们就车棚的上色选择进行了激烈的讨论:“是该用灰色还是蓝色?”“入口处需不需要用其他醒目颜色表示出来呢?”。经理们经过了漫长的讨论,但是时间过去了,最终结果还是没有一个定论。这就是“自行车棚效应”最初的来源。

”自行车棚效应“也被称为”琐事定律/平凡定律“。这个效应描述了一种非常常见的现象:问题越简单,它所引起的讨论就越多,也就是其中“讨论量与主题的复杂程度是成反比的”[1]。

这个现象还可以拓展到你和父母聊天时的讨论,开实验室的例会等等场景中。为什么人们反而会将时间浪费在琐碎的问题上呢?为什么在开会时,讨论的时间总是不知不觉过去了呢?为什么简单的问题通常比复杂的问题更难解决?花费的时间更多呢?

可能有如下几点解释:

  • “简单问题复杂化”——解决方案本身可能太简单了

决策者倾向于过度思考简单的任务,把简单问题复杂化,然后通过长时间的讨论来验证最初复杂的猜想[2]。因此,明明一个会议能得出结论的问题,非要讨论一整天。人们往往因为想的过于复杂,难以找到关键点,因此迷失在问题里。在某些极端情况下,这可能导致无休止的会议时,冗长的讨论,让会议迟迟不结束。

  • 解决问题的方案本身是主观的,找不到一个客观判断标准

导致不必要讨论的另一个方面是,这个简单问题本身就缺乏客观的最优选择或指导决策的框架

例如“自行车车棚”的例子,关于车棚颜色的选择是高度”个人化“的,每个决策者都可能有不同的个人偏好,有的人喜欢蓝色,有的人喜欢粉色。除非有公司指南(例如,基于公司的配色方案),否则没有系统的方法可以比较不同的颜色选项,确定客观的解决方案并快速结束讨论。

  • 人人都能够参与讨论该问题

如果是一个常见的问题,则”自行车棚效应“会更明显。如果这件事和我们自身息息相关,或者与特殊专业技能无关,那么我们每个人都可以结合自身以前的经验,贡献自己的一分智慧。

回想一下“关于车棚颜色”的会议。关于核电站的建设,并不是所有讨论者都有先前的经验,从而在讨论中发表自己的意见。但是,所有讨论者以前可能都曾遇到过类似于为自行车棚选择颜色的任务。实际上,任何曾经选择过油漆或地板砖颜色的人也都应该能够与讨论相关,从而感到自己有资格,并且充满动力地参与会议讨论。

另一方面,因为问题很简单,所以每个人提出意见和提出论点很容易。毕竟,任何人都可以表达自己的个人喜好(例如,“我喜欢橙色,橙色有活力;我不喜欢蓝色,因为蓝色让我感到难过”),而无需逻辑论证或科学证据来支持该想法。因此,主观观点可能会主导对话,导致简单的问题成为激烈、长时间讨论的话题。

  • 自以为还有”很多“时间

会议日程安排的灵活性可能会诱使人们投入不必要的讨论。大家都知道开会每讨论一件事,都会占用会议中的一部分时间。因此,如果人们知道他们还有另外几个小时要参加会议,那么可以轻松地延长单个议程项目的时间范围,从而达到”偷懒“的目的。

那么我们应该如何解决”自行车棚效应“问题呢?让大家宝贵的时间得到充分的利用。

简单问题自然不用太复杂的应对方法,我们可以通过简单的策略来克服这个效应。

首先,确定优先顺序,制定计划和严格的会议时间安排。通过优先处理重要主题并将其放在议程上,可以确保在会议上会优先解决所有重要问题。

此外,仔细浏览会议中要讨论的所有事件,可能你就会发现潜在的自行车棚问题。在设计详细的会议时间表的时候,可以将每个主题设置一个最多时间分配的额度,提高开会时的效率。

总体而言,在开会时专注和集中精神可以大大减轻简单但耗时的自行车棚问题。希望大家都可以,早点结束会议,早点下班享受属于自己的时光,不要将时间浪费在琐事无休止地讨论旋涡中。

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